La candidature doit être déposée par une ou plusieurs collectivités locales, qui se porte(nt) garante(s) du partenariat public-privé.

L'organisateur doit associer des partenaires publics (collectivités locales, établissements publics de coopération intercommunale, établissements publics) et des partenaires privés (associations, entreprises,) au sein d'un comité d'organisation local sans nécessiter pour autant la mise en place d'une structure juridique dédiée. Le dossier déposé doit permettre d'apprécier la qualité et la réalité du partenariat engagé. Il doit attester de la capacité de l'organisateur d'assumer financièrement le budget des 1^res Rencontres européennes du tourisme et des loisirs sportifs de nature. La préparation de l'organisation des 1^res Rencontres européennes doit démarrer dès mai 2010, en priorité par la rédaction du dossier d'organisation de la manifestation par le Comité méthodologique, par la conclusion de conventions de partenariat et la recherche financements extérieurs. La personne chef de projet de l'organisation des 1^res Rencontres européennes doit être clairement identifiée dès le dépôt de candidature.